Эксперты «Финансиста» поделились секретами ведения платёжного календаря

Он представляет собой подробный перечень из запланированных выплат и поступлений с указанием информации о сроках, суммах, контрагентах и договорах. Такое планирование составляется максимум на месяц.

Основная задача платёжного календаря — не допустить невыполнения обязательств по всем находящимся в работе проектам. Это удобный инструмент, который станет надёжным помощником финансиста. Не стоит путать платёжный календарь с бюджетом движения финансовых потоков компании в целом. Во втором случае составляется годовая программа развития с укрупнёнными данными.

Эксперты «Финансиста» рекомендуют начинать составление платёжного календаря с простого списка всех платежей, которые должны быть выполнены в течение двух недель с указанием всех необходимых для удобной работы параметров. В дальнейшем будет достаточно обновлять информацию, вычеркивая выполненные обязательства и добавляя новые. Со временем возможно внедрение практики проведения выплат в определённые дни, что упрощает планирование движения средств.

Чтобы избежать несогласованности действий, доверить выполнение этой задачи стоит одному специалисту с доступом к банковской выписке, через которого будут проходить все счета. А согласование и оплату лучше поручить другому сотруднику.

Чтобы сделать формирование платёжного календаря удобнее или вообще автоматизировать этот бизнес-процесс, можно использовать специализированные сервисы для работы с управленческой отчётностью. Но для начала будет достаточно возможностей простой электронной таблицы.

Эксперты сервиса «Финансист» сформулировали несколько основных принципов, которых стоит придерживаться при ведении платёжного календаря.

1. Не стоит сразу усложнять себе задачу составлением регламентов и письменных инструкций для работы с платёжными документами и договорами. Можно начать с устного составления чётких правил. Ничего не забыть и не потерять важную информацию поможет и простая таблица в Excel.

2. Когда начальный этап будет полностью освоен, можно переходить к автоматизации бизнес-процессов. При этом нужно учитывать, что платёжный календарь и бюджет БДДС — не одно и то же. Они вполне могут существовать отдельно в определённых ситуациях. Но в любом случае при работе с платежами стоит оценивать запланированные поступления с максимально неблагоприятной для компании позиции, рассчитывая только на имеющиеся в наличии средства.

*Реклама