2x2 | Работа | Как правильно уничтожить ненужные документы?

Как правильно уничтожить ненужные документы?

Работа 12:00 | 26 февраля | 2014
Автор: Виктория Большакова
Статья «Уничтожаем ненужные документы» из номера «Работай!» №7 от 25 февраля 2014
Как правильно уничтожить ненужные документы?
Как известно, документация по кадрам и общему делопроизводству имеет различные сроки хранения. Отжившие свой век документы работодатель обязан уничтожить. Но как?
 
Все вопросы по организации хранения, комплектования, учета и использования документов регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Что касается определения сроков хранения документов, то в этом вопросе решающую роль играет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Именно этот Перечень используется в качестве основного нормативного документа в большинстве организаций.
 
Если, к примеру, приказы и распоряжения по основной деятельности, учредительные договоры, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, свидетельства о регистрации и ликвидации организаций, положения о структурных подразделениях и многие другие хранятся постоянно, то об их уничтожении можно не беспокоиться. А вот приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках внутри страны, приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся всего пять лет. И, конечно же, масса кадровой документации имеет срок хранения 75 лет. Например, это приказы, распоряжения и документы к ним по личному составу, трудовые договоры и личные карточки работников.
 
Документ не нужен? Удалить!
 
Если решение об уничтожении электронного документа в своем компьютере можно принять самостоятельно и исполнить «приговор» одним нажатием клавиши «удалить», то с уничтожением бумажных носителей все немного сложнее.
 

 

Сжигание документов - самый небезопасный способ уничтожения документов, и требует особой бдительности.

Фото: depositphotos.com

Процедура удаления отживших свой век бумаг начинается с издания приказа о создании экспертной комиссии по уничтожению устаревших документов. Вторым этапом следует акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Но для начала надо точно знать, когда именно истекает срок хранения документа. К примеру, все знают, что приказы по отпускам хранятся пять лет. Но мало кому известно, с какого дня начинается отсчет этих пяти лет. Согласно общепринятым нормативам сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, срок хранения дел, законченных в 2013 г., начал отсчитываться с 1 января 2014 г. Так, если это приказы по отпускам, изданные в 2013 году (со сроком хранения 5 лет), то уничтожать их можно будет только после 1 января 2019 года.
 
Эксперты в помощь
 
В состав создаваемой экспертной комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники своей организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, к работе можно привлечь архивариуса из муниципального архивного учреждения. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению осуществляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива 06.02.2002. Желательно, чтобы в организациях этот порядок был закреплен в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству.
 
Работа комиссии заключается в отборе документов на уничтожение и создании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. После чего, собственно, можно переходить к процедуре уничтожения.
 
В топку!
 
Есть разные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения: измельчение (шредирование), сжигание, химическая обработка, закапывание. Самый современный способ уничтожения документов - это измельчение их на шредере - измельчителе бумаги. Покупаешь аппарат - и голова не болит. Шредеры бывают разные, в зависимости от уровня секретности документов и объема перерабатываемой бумаги. Некоторые измельчители режут не только бумагу, но и скобы для скрепления, тонкие скрепки и даже компьютерные диски. Еще одним важным достоинством шредирования является его экологическая безопасность. Правда, надо отметить, что этот способ не подходит для больших предприятий, на которых ежегодно уничтожению подлежит множество дел, так как с огромными объемами одному аппарату не справиться.
 
Что касается химической обработки документов, то это очень сложный процесс и без привлечения специалистов в этой области не обойтись. Хотя при обработке химическими реактивами документы уничтожаются полностью. Закапывание - самый дешевый способ, бери лопату и копай! Но на этом его плюсы и заканчиваются. Оказывается, документы прекрасно сохраняются в почве длительное время, поэтому кто-нибудь их может раскопать и использовать информацию…
 
Сжигание - старый и проверенный способ уничтожения бумаг. Он, конечно, прост, но затратен по времени и требует особой бдительности. Надо ждать «до последнего клочка», пока все не сгорит. Во-первых, чтобы не осталось никакой информации, а во-вторых, чтобы на этом месте после отъезда работников не возник пожар. Желательно, чтобы в день сжигания не было ветра, а место сжигания было закрыто с двух-трех сторон.
 
Мнение
 
Мария, работник государственного унитарного предприятия:
 
- Лично мне еще ни разу не приходилось участвовать в уничтожении документов. Но я знаю, что на нашем предприятии сотрудники однажды вывозили архивные документы с истекшим сроком хранения за город и поджигали их. Ждали, пока все сгорит дотла. После чего ставили свои подписи в акте на уничтожение. Кроме того, на нашем предприятии есть измельчитель бумаг. Мы им пользуемся для уничтожения небольших объемов документов, содержащих конфиденциальную информацию. Как правило, это документы, не требующие составления акта, так как скорость измельчения у него небольшая.
Заметили ошибку? Выделите её и нажмите CTRL + ENTER

Сообщить информацию об ошибке

Наталья Алымова. - Начиная со второго квартала 2015 года, продажи новых квартир активно поддерживались государственными субсидиями, в то время как на рынке вторичного жилья наблюдался спад.

Доп. информация (не обязательна для заполнения)


Пока никто не оставил здесь свой комментарий. Станьте первым.


Гость
Подписаться на комментарии
Чтобы комментировать от своего имени - авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Эти несложные правила помогут Вам получать удовольствие от общения на нашем сайте!

Мы рады, что Вы решили оставить свой комментарий на нашем сайте!

Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим неукоснительно соблюдать правила для комментариев:

  • Сообщение не должно содержать более 2500 знаков (с пробелами)
  • В комментариях запрещаются выражения, содержащие ненормативную лексику, унижающие человеческое достоинство, разжигающие межнациональную рознь.
  • Запрещаются спам, а также реклама любых товаров и услуг, иных ресурсов, СМИ или событий, не относящихся к контексту обсуждения статьи.
  • Не приветствуются сообщения, не относящиеся к содержанию статьи или к контексту обсуждения.

Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Администрация сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям.

 

Читайте также

Водительские права для россиян подорожают в 2017 году

Рост цен на них специалисты связывают с внедрением в документы специальных микрочипов

В центре Благовещенска устроили танцевальный флешмоб

Посвятили акцию офисным работникам, которым в теплые деньки приходится проводить время за компьютерами
2

В Благовещенске открылся новый офис Сбербанка

В нем жители и гости города смогут оформить кредит, кредитную карту, а также совершить операции с денежными средствами в офисе нового формата

Кабинет, в котором «занимаются вопросами ЖКХ». Фотоэкскурсия

Ирина Сивакова рассказала, что ей помогает не терять присутствия духа в «коммунальных войнах»
2

Мошенники ходят по квартирам и крадут личные данные благовещенцев

Липовые пенсионщики фотографируют чужие документы под предлогом проверки пенсии или ее перевода к другому страховщику

Сейчас на сайте

106 710

объявлений

Опрос
Сколько готовы потратить денег на новогодние праздники?
ВСЕ ОПРОСЫ
АРХИВ НОМЕРОВ