2x2 | Работа | Учимся писать докладные, служебные и объяснительные записки

Учимся писать докладные, служебные и объяснительные записки

Работа 10:51 | 26 апреля | 2011
Автор: Виктория Большакова (Р!)

Что общего?

Оформление любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, должно соответствовать требованиям
ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила. Любой из этих документов должен иметь:

  • автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
  • адресат (кому направляется документ);
  • название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка»);
  • дату составления и номер регистрации;
  • заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
  • текст;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Докладная записка- это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения. Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание.

Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Впрочем, второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса могут сразу идти предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресат о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.
 

Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В «служебках» чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка»,  данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.      

Объяснительная записка- это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка. Например, за опоздание на работу специалист отдела маркетинга пишет объяснительную записку. В ней он излагает причину опоздания (пробки на дорогах, остановка лифта или другое), а также обещания впредь стараться не нарушать трудовую дисциплину. Чаще всего объяснительные пишут от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются и специальные бланки.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую- то претензию, они носят форму оправдательного характера. Грамотно составленная объяснительная может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации, такой, например, как  угроза увольнения или применения другого дисциплинарного взыскания.

Рекомендации кадровику

Хорошо, когда в отделе по работе с персоналом всегда есть несколько образцов различных записок. Работники этого отдела могут даже специально разработать унифицированные формы докладных, служебных и объяснительных записок, поскольку все сотрудники часто обращаются к кадровикам за помощью в составлении того или иного документа.

На практике также часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации. По возможности, конечно же, надо регистрировать все. Особенно, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя. Для этих целей рекомендуется заводить отдельные журналы регистрации, но если в течение года докладных, объяснительных и служебных записок бывает немного, можно обойтись одним общим журналом. В случае, когда вопрос, изложенный в записке, может быть решен сразу и устно, регистрировать такую записку не обязательно.

Заметили ошибку? Выделите её и нажмите CTRL + ENTER

Сообщить информацию об ошибке

Наталья Алымова. - Начиная со второго квартала 2015 года, продажи новых квартир активно поддерживались государственными субсидиями, в то время как на рынке вторичного жилья наблюдался спад.

Доп. информация (не обязательна для заполнения)


Пока никто не оставил здесь свой комментарий. Станьте первым.


Гость
Подписаться на комментарии
Чтобы комментировать от своего имени - авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Эти несложные правила помогут Вам получать удовольствие от общения на нашем сайте!

Мы рады, что Вы решили оставить свой комментарий на нашем сайте!

Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим неукоснительно соблюдать правила для комментариев:

  • Сообщение не должно содержать более 2500 знаков (с пробелами)
  • В комментариях запрещаются выражения, содержащие ненормативную лексику, унижающие человеческое достоинство, разжигающие межнациональную рознь.
  • Запрещаются спам, а также реклама любых товаров и услуг, иных ресурсов, СМИ или событий, не относящихся к контексту обсуждения статьи.
  • Не приветствуются сообщения, не относящиеся к содержанию статьи или к контексту обсуждения.

Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Администрация сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям.

 

Читайте также

За день до гибели Борис Немцов оставил записку

«Несколько десантников из Иваново связались со мной. 17 десантников были убиты, они не получили свои деньги, но сейчас они боятся говорить», – написано в послании

В Свободном мужчина передал детям записку с непристойным предложением

Послание, содержащее предложение совершить действия сексуального характера, гражданин вручил двум 11-летним мальчикам

В Зейском районе школьник повесился из-за плохих оценок

Тело мальчика родители нашли на веранде. В предсмертной записке мальчик написал, что устал от жизни

Сейчас на сайте

104 553

объявления

Опрос
А вы поддержали бы законопроект о запрете увольнять ипотечников?
ВСЕ ОПРОСЫ
АРХИВ НОМЕРОВ