2x2 | Работа | Как грамотно организовать порядок в архиве предприятия

Как грамотно организовать порядок в архиве предприятия

Работа 06:45 | 26 марта | 2013
Автор: Ася Смирнова
Статья «Порядок в архиве - задача наиважнейшая!» из номера «Работай!» №11 от 26 марта 2013
Как грамотно организовать порядок в архиве предприятия

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова

После Кадрового клуба, который прошел в газете «Работай!» в минувший четверг, участникам стало ясно, кадровик или архивариус предприятия - это великий человек. Именно от них зависит порядок документооборота организации, в котором порой разобраться крайне сложно.
 
Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо. О некоторых вопросах правильного хранения документов нам рассказала наш приглашенный эксперт Елена Шилова, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области. 
 
 
Настольные документы архивариуса
 
1. Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле». Он распространяет свое действие на любые организации и их архивные документы и все его требования обязательны к исполнению. 
 
2. В вопросе, как вести любые архивные документы от нумерации до обложки, помогут основные правила работы ведомственных архивов 1985 г.
 
3. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
 
4. Для тех организаций, у которых существует научно-техническая документация, - «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
 
 
Инструкция по работе с документами
 
Для эффективной работы с документами необходима инструкция по делопроизводству. К сожалению, не в каждой организации они есть. В ней должны быть установлены правила работы со всеми документами предприятия - правила оформления, единообразие. Бывает так, что в одной организации реквизиты на бланках в разных местах, сами бланки разные. И работать неудобно, и найти ничего потом нельзя. В инструкции должно быть прописано не только то, как составляются описи и номенклатуры, но и кто ответственный за работу архива. Лучше, чтобы это был не один человек, на которого скинут все дела, а поручать некоторые архивные функции отделам. Чтобы по прошествии определенного времени ответственный человек из отдела подготовил все документы и сдал ответственному за архив. И только потом архивариус делает сводную работу. Вопросов и проблем не будет с документами, если в инструкции будет все пошагово прописано.
 
 
Состав документов, подлежащих передаче в архив
 
Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:
 
  • документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
  • документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • документы постоянного (вечного) хранения.
 
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
 
Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное

Кадровик или архивариус предприятия - это важнейший человек

Фото: depositphotos.com

хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.
 
В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.
 
 
Номенклатура
 
Должна быть в каждой организации. Этот документ позволяет вам учитывать заведенные дела, составлять описи и уничтожать документы с кратковременным сроком хранения, которые в описи не входят. В нее должны включаться все документы, которые заводятся в организации. Общие требования к составлению прописаны в правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций, а также в типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов. Именно в номенклатуре намечается группировка исполненных документов в дела, систематизация дел, индексация и сроки хранения дел. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
 
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Номенклатура составляется на основе штатного расписания и структуры организации. Очередность заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать структуре организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
 
С архивным учреждением утверждается не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Подробнее о том, что такое номенклатура и как ее вести, можно изучить в основных правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций.
 
 
Сохранность архивов
 
Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Не допускается хранить архивные документы в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях. А также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и т.д.
 
В случаях невозможности организации выделить помещение под архив желательно, чтобы хранящиеся документы находились в горизонтальном положении, в коробках, в железных шкафах. И доступ к ним был ограничен. Важно стараться сохранять световой и температурный режим. Темнота для документов в самый раз.

 

Заметили ошибку? Выделите её и нажмите CTRL + ENTER

Сообщить информацию об ошибке

Наталья Алымова. - Начиная со второго квартала 2015 года, продажи новых квартир активно поддерживались государственными субсидиями, в то время как на рынке вторичного жилья наблюдался спад.

Доп. информация (не обязательна для заполнения)

0  
Максименко Людмила Васильевна
12 августа в 15:31
Скажите пожалуйста по закону человек работающий в архиве имеет право на дополнительный отпуск, и до скольки должен быть его рабочий день.
Гость
Подписаться на комментарии
Чтобы комментировать от своего имени - авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Эти несложные правила помогут Вам получать удовольствие от общения на нашем сайте!

Мы рады, что Вы решили оставить свой комментарий на нашем сайте!

Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим неукоснительно соблюдать правила для комментариев:

  • Сообщение не должно содержать более 2500 знаков (с пробелами)
  • В комментариях запрещаются выражения, содержащие ненормативную лексику, унижающие человеческое достоинство, разжигающие межнациональную рознь.
  • Запрещаются спам, а также реклама любых товаров и услуг, иных ресурсов, СМИ или событий, не относящихся к контексту обсуждения статьи.
  • Не приветствуются сообщения, не относящиеся к содержанию статьи или к контексту обсуждения.

Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Администрация сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям.

 

Читайте также

Заслуженный врач РФ Надежда Мироненко: «Мы не боги, не все можем вылечить. Но стремимся к этому неимоверно!»

Травматолог-ортопед рассказала журналисту портала 2x2.su о борьбе врачей за каждую жизнь, о сложностях работы и немного о личном

50 оттенков лжи: благовещенский полиграфолог о своей работе

Ложь можно выявлять различными способами: глядя в глаза, устраивая допрос с пристрастием или …проверяя на детекторе лжи.
9

Полезный досуг для тех, кому за...

Неважно, сколько вам лет, ведь найти занятие по душе в свободное время можно в любом возрасте

«В фармацевты б я пошел…»: сотрудники аптек раскрыли секреты расшифровки почерка врачей

Портал 2х2.su провел день с сотрудниками аптеки и узнал, когда жители области сметают с прилавков средства для похудения и капли от насморка

А вот и не страшно: амурчане рассказали о своих жутких профессиях

О тонкостях работы полезному порталу 2х2.su поведали патологоанатом и таксидермист

Сейчас на сайте

103 958

объявлений

Опрос
А вы поддержали бы законопроект о запрете увольнять ипотечников?
ВСЕ ОПРОСЫ
АРХИВ НОМЕРОВ