2x2 | Работа | Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

Работа 09:40 | 28 августа | 2013
Статья «Оформляем «старого» сотрудника с новой фамилией» из номера «Работай!» №32 от 27 августа 2013
Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать - в материале

Шаг первый. Заявление

Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам. Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму. Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика. Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные. В первую очередь человек должен написать заявление на смену фамилии и приложить к этому заявлению копии подтверждающих документов. 
 
Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака. Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство. А еще - получить в налоговой обновленный ИНН. Все копии данных документов надо отдать в кадровую службу.
 
Шаг второй. Приказ
 
После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю. Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику. Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы. Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия. В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба. Начало положено!
 
Шаг третий. Вносим изменения
 
Программа
 
Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное - вносим изменения. 
 
Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением - будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное. В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе. 
 
Трудовая книжка
 
Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую. На внутренней стороне обложки указываем, что изменения внесены, например, на основании свидетельства о заключении брака, вписываем номер свидетельства, ставим дату, печать и подпись руководителя или кадровика. Таким же образом оформляем титульник трудовой книжки, если человек изменил имя или отчество. 
 
Карточка Т-2
 
В личное дело сотрудника также вносим изменения. Вкладываем в него копии нового паспорта и свидетельства о регистрации брака. А также копии нового СНИЛСа и ИНН (эти документы сотрудник должен сам сделать в соответствующих органах). 
 
В личном деле зачеркиваем старую фамилию и вписываем новые данные. Если смена фамилии произошла благодаря замужеству или из-за развода, то в «семейном положении» меняем статус. Рядом с новой фамилией записываем наименование документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельство о заключении или расторжении брака, паспорт, решение суда и т.д.), дату и ставим свою подпись.
 
Трудовой договор
 
В трудовой договор можно не вносить изменения. Вместо этого оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где изменяем пункты с ФИО и персональными данными сотрудника. Все эти действия в законе не прописаны. Но кадровики, оформляя такое соглашение, избавляются в будущем от непредвиденных недоразумений. Все-таки трудовой договор - это очень серьезный и важный документ.
 
 
К личному делу сотрудника при смене фамилии надо обязательно приложить копии его новых документов.
 
Фото: Depositphotos
 

 
Зарплатная карта
 
Если сотрудники в организации получают зарплату по пластиковым картам, то специалисту по кадрам или бухгалтеру необходимо сообщить данные в банк. Для этого кадровик отправляет копию нового паспорта сотрудникам банка, и на основании этого документа они уже делают новую зарплатную карту.
 
Справка
 
Закон не требует составлять новый договор с сотрудником, сменившим фамилию. Но для того, чтобы в будущем не возникло проблем и недоразумений, юристы советуют составлять дополнительное соглашение к трудовому договору. 
 
Важно
 
Основные документы, которые предоставляет сотрудник при смене фамилии, имени или отчества в отдел кадров:
 
  • Новый СНИЛС
  • Новый ИНН
  • Новый загранпаспорт (если ранее он был). Замена загранпаспорта важна в первую очередь лично для сотрудника: чтобы не возникло проблем при выезде, если его направят в командировку за границу
 
Документ, удостоверяющий смену фамилии:
 
А) паспорт
 
Б) свидетельство о заключении брака
 
В) свидетельство о расторжении брака
 
Г) свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества
 
 
Мнение
 
HR-менеджер Александра Сергачева:
 
- В моей практике в основном меняли фамилии женщины. Мужчин, сменивших фамилии, было всего трое. Каждый из них после вступления в брак брал фамилию жены, так как своя была неблагозвучной. Крайне редко бывает, что люди меняют отчества или имена. На моей практике такого не было. Также редки случаи, когда фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер. В этой ситуации процесс оформления происходит сложнее. Внесением изменений в учредительные документы занимаются бухгалтеры или юристы, они же подают сведения в ИФНС и т.д. Но это нужно делать, если директор собственник или акционер, а не наемный работник. Если у директора или главбуха меняются имя, отчество или фамилия, то необходимо делать замену всех банковских документов.

 

Заметили ошибку? Выделите её и нажмите CTRL + ENTER

Сообщить информацию об ошибке

Наталья Алымова. - Начиная со второго квартала 2015 года, продажи новых квартир активно поддерживались государственными субсидиями, в то время как на рынке вторичного жилья наблюдался спад.

Доп. информация (не обязательна для заполнения)


Пока никто не оставил здесь свой комментарий. Станьте первым.


Гость
Подписаться на комментарии
Чтобы комментировать от своего имени - авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Эти несложные правила помогут Вам получать удовольствие от общения на нашем сайте!

Мы рады, что Вы решили оставить свой комментарий на нашем сайте!

Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим неукоснительно соблюдать правила для комментариев:

  • Сообщение не должно содержать более 2500 знаков (с пробелами)
  • В комментариях запрещаются выражения, содержащие ненормативную лексику, унижающие человеческое достоинство, разжигающие межнациональную рознь.
  • Запрещаются спам, а также реклама любых товаров и услуг, иных ресурсов, СМИ или событий, не относящихся к контексту обсуждения статьи.
  • Не приветствуются сообщения, не относящиеся к содержанию статьи или к контексту обсуждения.

Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Администрация сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям.

 

Читайте также

Персональные данные благовещенцев с Аvito утекли в интернет

Личная информация почти семи сотен горожан с бесплатного сайта объявлений попала в Сеть

Россияне могут остаться без систем онлайн-бронирования гостиниц

Из-за законопроекта о хранении и обработке персональных данных купить через интернет нельзя будет даже авиабилеты

Что делать с сотрудниками, которые часто меняют место работы?

Во времена СССР такие сотрудники считались ненадежными и редко могли заработать авторитет у работодателей. Таких вот непостоянных работников называли «летунами»
3

Как найти общий язык с начальником?

В любой ситуации показывайте уверенность, позитивную установку и общайтесь прямо и открыто

Как руководители компаний в Благовещенске решали проблемы с персоналом

В БГПУ состоялся ежегодный региональный форум «Психология и бизнес», на котором участники были вовлечены в нестандартный творческий и практический экшн

Сейчас на сайте

108 165

объявлений

Опрос
Сколько готовы потратить денег на новогодние праздники?
ВСЕ ОПРОСЫ
АРХИВ НОМЕРОВ