2x2 | Работа | Как правильно вести журналы регистрации

Как правильно вести журналы регистрации

Работа 09:14 | 2 апреля | 2013
Автор: Виктория Большакова
Статья «Как правильно вести журналы регистрации» из номера «Работай!» №12 от 2 апреля 2013
Как правильно вести журналы регистрации

Специалистам кадровых служб ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах.

Журналы регистрации
 
Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги. Учетный журнал и учетная книга - по сути одно и то же, и давать им разные «имена» - всего лишь дань традиции. С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами (классный журнал, вахтенный журнал и т.п.). А книгами принято считать художественные, информационные, справочные или документальные издания, несущие в себе информацию иного уровня. 
 
Итак, журналы по учету кадров ведут для того, чтобы: 
 
  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера; 
  • организовать учет персонала и его движения (приемов на работу, переводов, отпусков, убытий в командировки, увольнений); 
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки); 
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов. 
Все ли журналы нужны
 
Не все учетные журналы обязательны к ведению. А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации. А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись. Однако есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. Так, в различных организациях кадровые службы ведут совершенно разное число журналов - от двух до двадцати пяти и даже более. Все зависит от министерства или ведомства, к которому принадлежит предприятие, формы собственности и численности персонала.
 
Книга или альбом?
 
Ориентация страниц и обложки журнала зависит от количества граф. Так, альбомная, или горизонтальная, применяется при многочисленных данных, помещаемых в одну строку. А книжная, или вертикальная, наоборот. Например, у журнала учета больничных листов не очень много граф: ФИО работника, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. Значит, вполне подойдет книжный формат журнала. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома, так как в нем в одной строке нужно зафиксировать не только ФИО работника, но и прежнее и новое места работы, а также старое и новое наименование его должности. Для обложки журналов подойдет плотная бумага формата А4. На ней должно быть четко видно название журнала, даты начала и окончания его ведения. 
 
Нумеруем и шнуруем
 
Сначала надо разделить весь журнал на графы, затем пронумеровать все страницы, прошнуровать журнал, наклеить на последней странице небольшой квадратик бумаги прямо на шнуровку, поставить печать и подпись начальника отдела по работе с персоналом или генерального директора. А вот Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в отличие от других журналов должен заверять только руководитель организации. В любом журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), на последней странице журнала или на каждой его странице.
 
Только без ошибок!
 
Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Подчистки и замазывания в журнале не допускаются. В крайнем случае неверная запись может быть зачеркнута одной чертой, чуть ниже или рядом внесена верная запись, а в графе «Примечания» помечено, что исправления внесены в графу такую-то и подкреплено подписью сотрудника кадровой службы и датой. Либо можно воспользоваться порядком исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. 
 
Сделал - сохрани
 
Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на обложке журнала ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения. 
 
  • Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет. 
  • Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников - 75 лет. 
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет. 
  • Журналы (книги) учета командировок, выдачи командировочных удостоверений - 5 лет. 
  • Журналы (книги) учета очередных отпусков - 3 года. 
  • Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года.
Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. 
 
Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т. д.).
 
Простые правила 
 
Все документы регистрируют в пределах одного календарного года. Присвоенный номер (регистрационный индекс) не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.
 
Если по окончании календарного года журнал не закончен, закрывать его не надо. Отделив жирной чертой записи истекшего года, следует крупно написать год наступивший и начать регистрировать документы с N 1.
 
Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов. Например, «№ 120-лс» или «№120-к) - индекс документов по личному составу (кадрам), «№ 44-о» - по отпускам. 
 
Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «к/сл» прибавляют только к номеру приказов о движении (приеме, переводе, увольнении) служащих, а «к/р» - рабочих. Это означает, что для регистрации одних только приказов о движении кадров следует завести два журнала. В некоторых организациях в связи с большой численностью персонала заводят отдельные журналы на прием, увольнение и перевод работников. В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена внутренним локально-нормативным актом организации, например, инструкцией о делопроизводстве кадровой службы, номенклатурой дел или хотя бы приказом руководителя.
Заметили ошибку? Выделите её и нажмите CTRL + ENTER

Сообщить информацию об ошибке

Наталья Алымова. - Начиная со второго квартала 2015 года, продажи новых квартир активно поддерживались государственными субсидиями, в то время как на рынке вторичного жилья наблюдался спад.

Доп. информация (не обязательна для заполнения)

0  
12 мая в 16:53
Добрый день! Подскажите пожалуйста, вопрос касается Журнала выдачи справок с места работы. На новом месте работы он ведется в общем потоке исходящих писем, можно ли завести отдельный журнал для данного рода документов? Когда это можно сделать - ждать нового года или с нового месяца можно начать? И какая в данном случае будет нумерация - новая или продолжение старой? Спасибо
0  
juliadiets.com
14 марта в 09:06
Бросив работу в престижной коммерческой фирме, на которую ее устроили родители, она на последнюю зарплату приобрела подержанный фотоаппарат и начала снимать все, что ей нравилось, и неожиданно для всех получила приз на международном фестивале. С тех пор у нее появилась своя клиентура. Многие журналы размещали на своих страницах фотографии, сделанные Лорой Кравец.
0  
sell-out.org
20 июня в 15:03
Как заполнять журналы регистрации инструктажа. Работа специалистов по охране труда связана с заполнением большого количества форм документов Журнал подписывает лицо, уполномоченное вести данный журнал В данной статье все правильно описано и указано.
0  
find-way-net
25 июля в 18:37
Как заполнять журналы регистрации инструктажа. Работа специалистов по охране труда связана с заполнением большого количества форм документов Журнал подписывает лицо, уполномоченное вести данный журнал В данной статье все правильно описано и указано.
Гость
Подписаться на комментарии
Чтобы комментировать от своего имени - авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Эти несложные правила помогут Вам получать удовольствие от общения на нашем сайте!

Мы рады, что Вы решили оставить свой комментарий на нашем сайте!

Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим неукоснительно соблюдать правила для комментариев:

  • Сообщение не должно содержать более 2500 знаков (с пробелами)
  • В комментариях запрещаются выражения, содержащие ненормативную лексику, унижающие человеческое достоинство, разжигающие межнациональную рознь.
  • Запрещаются спам, а также реклама любых товаров и услуг, иных ресурсов, СМИ или событий, не относящихся к контексту обсуждения статьи.
  • Не приветствуются сообщения, не относящиеся к содержанию статьи или к контексту обсуждения.

Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Администрация сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям.

 

Читайте также

Британский журнал нарисовал издевательскую обложку с Путиным

На главной странице издания поместили изображение президента России в образе Родины-матери
3

На обложке Playboy впервые появится девушка в хиджабе

Об этом 22-летняя мусульманка рассказала на своей страничке в Instagram, выложив фото со съемок

Фотография амурчанина победила в конкурсе National Geographic

Его работу под названием «Миллиметровая вселенная» отметили как лучшую в номинации «Макросъемка»

Сергея Шнурова выбрали «Человеком года»

Награду журнала GQ музыкант получил за то, что «шнуровское шапито вот уже 20 лет отражает русскую жизнь лучше всех»
1

Сбербанк стал победителем международной премии Consumer Digital Bank

Журнал Global Finance отметил банк сразу в четырех номинациях

Сейчас на сайте

106 742

объявлений

Опрос
Сколько готовы потратить денег на новогодние праздники?
ВСЕ ОПРОСЫ
АРХИВ НОМЕРОВ