2x2 | Работа | Как написать приказ по предприятию

Как написать приказ по предприятию

Работа 15:37 | 17 мая | 2011
Автор: Р!

Не секрет, что во многих современных организациях функции секретаря-референта и менеджера по персоналу выполняет один работник. То есть и кадровое и общее делопроизводство фирмы сосредоточено в одних руках. Такое положение дел приводит не только к экономии, но и упрощению работы, особенно в небольших коллективах.

Приказы-распоряжения

При работе одного человека со всей документацией компании нередко возникают вопросы, как лучше и удобнее систематизировать документы, чтобы в любой момент можно было легко найти любой приказ, а в будущем также легко и быстро подготовить документы для сдачи в архив.

В делопроизводстве сложилась вполне логичная система разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу, то есть по кадрам. Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В данном Перечне документов вводится несколько иное разделение приказов (распоряжений). Кроме двух основных групп выделены еще и приказы (распоряжения) по административно-хозяйственной деятельности.

Итак, исходя из российского Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, все документы подразделяются на три основные группы:

ПРИКАЗЫ (распоряжения)

  • по основной деятельности(срок хранения - постоянно)
  • по личному составу(срок хранения - 75 лет ЭПК)
  • по административно-хозяйственным вопросам(срок хранения - 5 лет)

Кроме того, в этом перечне разъяснено, что приказы (распоряжения) по основной деятельности, присланные для сведения, должны храниться «До минования надобности». Значит, документы, получаемые из вышестоящей организации лучше всего сразу выделять в особую папку (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения.

Рассмотрим подробнее все виды приказов. Больше всего вопросов в работе возникает по теме АХД. Очень часто бывает непонятно, что именно относится к хозяйственной деятельности, а что - к основной, какой приказ в какую папку подшить.

Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам

Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны все в том же Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Согласно этого Перечню определены темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

2. Эксплуатация зданий, помещений

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

4. Охрана

Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов. Папки с такими документами должны храниться пять лет, а при регистрации приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 2-а, № 3-хоз.

Приказы (распоряжения) по личному составу

Несмотря на обязательный срок хранения приказов по кадрам 75 лет, существует ряд приказов со сроком хранения 5 лет. Так, в соответствии с Перечнем, пятилетний срок хранения обязателен для приказов (распоряжений) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках в пределах России. Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. К документам с семидесятипятилетним сроком хранения относятся приказы (распоряжения):

1. О приеме на работу

2. О прекращении трудового договора (увольнении)

3.О переводе на другую работу

4. О поощрениях и премировании работников

5. Об установлении надбавок к окладам

6. О предоставлении отпусков без сохранения заработной платы

7. О предоставлении отпусков по уходу за ребенком

8. Об изменении фамилии, имени, отчества

9.  О присвоении классного чина государственным (муниципальным) служащим

10. О повышении классности (разряда) работника

11. О расследовании несчастных случаев с работниками

12.О направлении в загранкомандировки

13. О направлении в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны

14. О прохождении практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации)

Поскольку группы приказов по личному составу имеют два вида сроков хранения, то кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. Одной из ошибок многих кадровиков является оформление всех приказов по отпускам в одно дело. Это значит, что приказы на отпуска без сохранения зарплаты, учебные, очередные отпуска, а также приказы на отпуска по уходу за ребенком подшиваются в общую папку. Но приказы по очередным и учебным отпускам должны храниться пять лет, а остальные - семьдесят пять, поэтому удобнее было бы вести эти дела раздельно.

При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения семьдесят пять лет (на прием, перевод, увольнение и остальных) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры), «п» (персонал) или «л/с» (личный состав), например: приказ № 11-к или № 5-л/с.

Приказы (распоряжения) со сроком хранения пять лет (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.), как правило, имеют регистрационные номера с другими буквами. Однако во многих организациях установлена своя традиция в обозначении регистрационных номеров приказов (распоряжений).

Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений). Это не только требования к архивному хранению, но и просто удобства при поиске приказов за прошлые годы.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности

Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

1)    утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

2)    утверждение (изменение) штатного расписания;

3)    сокращение штатной численности;

4)    утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

5)    планирование деятельности;

6)    проведение аттестации персонала;

7)    контроль за деятельностью (отчетность);

8)    установление режима работы и внесение изменений в него;

9)    финансирование деятельности;

10)   материально-техническое обеспечение;

11)   информационное и документационное обеспечение;

12)   и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно». Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется. Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. При регистрации приказов по основной деятельности, в принципе, к порядковому номеру приказа (распоряжения) можно не добавлять никаких дополнительных индексов, хотя очень часто на предприятиях эти документы идут под индексами «р» (распорядительные), «о» (основные) либо под другими буквами.

Нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно. Главное - не перепутать и не вложить в папку с документами по АХД, которая будет храниться всего пять лет.

Кроме того, некоторые специалисты по делопроизводству не считают нужным вообще разделять вопросы основной и хозяйственной деятельности. Можно, конечно, все приказы и распоряжения по обоим направлениям регистрировать и подшивать в одно дело, раз так удобнее. Хранить придется все документы вместе и постоянно.

Спасением при большом документообороте для многих секретарей и кадровиков служит номенклатура дел - документ, систематизирующий приказы и распоряжения по темам, номерам, индексам. Номенклатура дел обычно присылается из вышестоящей организации для исполнения. Но небольшие фирмы могут разработать ее самостоятельно с учетом специфики своей работы.

Полную версию статьи читай на сайте «Работай!»


«Работай» - единственная специализированная газета о рынке труда Амурской области

Редакция: 675000, Благовещенск, ул. Б. Хмельницкого, 20

Телефон: 20-19-62

Наш сайт

Рекламная служба: 20-19-23, 20-19-20

По вопросам распространения звоните: 20-19-27

 

Заметили ошибку? Выделите её и нажмите CTRL + ENTER

Сообщить информацию об ошибке

Наталья Алымова. - Начиная со второго квартала 2015 года, продажи новых квартир активно поддерживались государственными субсидиями, в то время как на рынке вторичного жилья наблюдался спад.

Доп. информация (не обязательна для заполнения)

14448

Пока никто не оставил здесь свой комментарий. Станьте первым.


Гость
Подписаться на комментарии
Чтобы комментировать от своего имени - авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Эти несложные правила помогут Вам получать удовольствие от общения на нашем сайте!

Мы рады, что Вы решили оставить свой комментарий на нашем сайте!

Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим неукоснительно соблюдать правила для комментариев:

  • Сообщение не должно содержать более 2500 знаков (с пробелами)
  • В комментариях запрещаются выражения, содержащие ненормативную лексику, унижающие человеческое достоинство, разжигающие межнациональную рознь.
  • Запрещаются спам, а также реклама любых товаров и услуг, иных ресурсов, СМИ или событий, не относящихся к контексту обсуждения статьи.
  • Не приветствуются сообщения, не относящиеся к содержанию статьи или к контексту обсуждения.

Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Администрация сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям.

 

Сейчас на сайте

106 064

объявлений

Опрос
А вы поддержали бы законопроект о запрете увольнять ипотечников?
ВСЕ ОПРОСЫ
АРХИВ НОМЕРОВ