2x2 | Работа | Наводим порядок в документации отдела кадров

Наводим порядок в документации отдела кадров

Работа 06:31 | 19 марта | 2013
Автор: Анастасия Смирнова, юрист
Статья «Хранить постоянно!» из номера «Работай!» №10 от 19 марта 2013
Наводим порядок в документации отдела кадров

Соблюдение порядка в кадровых документах - важная функция менеджера по персоналу или кадровика. Какие документы стоит хранить во избежание проблем, а какие безжалостно выкидывать и не захламлять рабочее пространство?

 
Порядок хранения и наличия целого ряда документов в организациях установлен разными законодательными актами. Несмотря на то, что многие документы не указаны в основном законе о труде - Трудовом кодексе, это не значит, что их не нужно хранить или оформлять. Дело в том, что в процессе работы возникает множество ситуаций, в которых необходимо что-то документарно подтвердить или уточнить. А без соответствующих бумаг сделать это невозможно. А в некоторых случаях за их отсутствие организации грозит административная ответственность, а если отсутствуют документы о технике безопасности на предприятии и произошел несчастный случай, повлекший смерть, руководителю грозит уголовная ответственность.
 
Существует более полный перечень документов, который регулирует трудовые отношения в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Документам из этого списка работодатели часто не уделяют должного внимания, не хранят их или не оформляют вовсе. Бывает так, что документы утрачиваются при реорганизации или ликвидации предприятия. В любых случаях все документы, которые были в ликвидированной или преобразованной фирме, касающиеся персонала, необходимо хранить в архиве. Дело в том, что существуют ситуации, когда бывшим работникам нужно подтвердить свой трудовой стаж или взносы в пенсионный фонд, а документов нет.
 
 
Если документы утеряны?
 
Бывает так, что документы были уничтожены, например по ошибке. Не стоит на этот факт закрывать глаза. При первой же контролирующей проверке отсутствие нужных бумаг станет очевидно и возникнут сложности. Если документы утрачены, необходимо их восстановить, особенно если это первичная документация. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
 
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем фирмы. Копия акта направляется вышестоящей организации. С помощью комиссии восстанавливается содержание документов. Затем следует собрать подписи сотрудников, которых с этой документацией необходимо ознакомить. Очевидно, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и нет гарантий, что все в точности возможно будет восстановить. Поэтому лучше подстраховаться и позаботиться о сохранности документации.
 
Перечень документов, которые обязательны для оформления в организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ
 
 
Вид документа 
 
  • Копии документов, необходимых для приема на работу:

 

- документы, удостоверяющие личность; 
 
- трудовая книжка; 
 
- пенсионное удостоверение; 
 
- военный билет (для военнообязанных); 
 
- документ об образовании; 
 
- медицинская книжка; 
 
- список научных трудов; 
 
- справка об условиях труда на основном месте работы и др.
 
  • Трудовой договор
  • Соглашение сторон
  • Ученический договор
  • Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности
  • Приказы по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу и пр.)
  • Трудовая книжка
  • Штатное расписание
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • График отпусков
  • Документы, устанавливающие систему оплаты труда
  • Документы, связанные с обработкой данных
  • Иные документы, установленные Трудовым кодексом
 
 
Сроки хранения документов и риски (из Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) д.
 
Виды документов
Возможные негативные 
последствия 
Срок 
хранения
Документы о наличии, 
движении, комплектовании, 
использовании работников 
Негативные последствия в споре 
с работником при сокращении 
штата, численности 
5 лет 
Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан  Административная ответственность  5 лет 
Переписка по вопросам 
трудоустройства 
Судебные споры в отношении 
несоответствия должности, 
нарушения прав работников 
5 лет 
Переписка о привлечении 
иностранных работников и 
объемах квот 
Административные штрафы 
(контролирующий орган - Федеральная миграционная служба) 
5 лет 
Документы (справки, планы, 
расчеты, схемы, карты) по 
совершенствованию процессов труда 
Судебные споры с работниками в 
отношении выполнения не 
свойственных им обязанностей, с
руководством - в отношении 
злоупотребления правами работников 
5 лет 
Положения о соблюдении 
дисциплины труда 
Судебные споры о наложении 
дисциплинарных взысканий 
Постоянно
Соглашения генеральные, 
межотраслевые, региональные, 
иные 
Споры о нарушении прав 
сотрудников по сравнению с 
положениями соглашений 
Постоянно
Документы (решения, перечень 
разногласий, предложения, 
информация) по забастовочному 
движению 
Проведение забастовки 
работниками, убытки 
работодателя 
Постоянно
Документы (заявления, 
докладные, расчеты, протоколы) 
о разрешении трудовых споров 
Рост трудовых споров в 
организации, проигранные 
судебные споры 
5 лет 
Типовые нормативы по труду 
Переработки, снижение качества 
работы, забастовки, трудовые 
споры с работодателями 
Постоянно
Документы (расчеты, анализы, 
справки) о пересмотре и 
применении норм выработки 
Неправомерное установление 
порядка оплаты труда 
5 лет 
Переписка об упорядочении и 
установлении размеров 
заработной платы, денежного 
содержания, начислении премии 
Возможные претензии налоговых 
органов при выплате заработной 
платы на уровне ниже рыночного,
ниже МРОТ, выплатах заработной 
платы «в конвертах» 
5 лет 
Документы (протоколы, акты, 
справки, сведения) об оплате 
труда, выплате денежного 
содержания и начисления стажа 
Споры, касающиеся льготных 
пенсий, досрочного выхода на пенсию 
75 лет 
Документы (расчеты, справки, 
списки) о премировании 
работников 
Споры о размере премий, 
правомерности начисления премий
сотрудникам 
5 лет 
Акты, предписания по технике 
безопасности, документы об их 
исполнении 
Административные взыскания, 
уголовное наказание в случае 
ущерба жизни или здоровью 
45 лет 

 

 

Заметили ошибку? Выделите её и нажмите CTRL + ENTER

Сообщить информацию об ошибке

Наталья Алымова. - Начиная со второго квартала 2015 года, продажи новых квартир активно поддерживались государственными субсидиями, в то время как на рынке вторичного жилья наблюдался спад.

Доп. информация (не обязательна для заполнения)


Пока никто не оставил здесь свой комментарий. Станьте первым.


Гость
Подписаться на комментарии
Чтобы комментировать от своего имени - авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Эти несложные правила помогут Вам получать удовольствие от общения на нашем сайте!

Мы рады, что Вы решили оставить свой комментарий на нашем сайте!

Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим неукоснительно соблюдать правила для комментариев:

  • Сообщение не должно содержать более 2500 знаков (с пробелами)
  • В комментариях запрещаются выражения, содержащие ненормативную лексику, унижающие человеческое достоинство, разжигающие межнациональную рознь.
  • Запрещаются спам, а также реклама любых товаров и услуг, иных ресурсов, СМИ или событий, не относящихся к контексту обсуждения статьи.
  • Не приветствуются сообщения, не относящиеся к содержанию статьи или к контексту обсуждения.

Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Администрация сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям.

 

Читайте также

Ольга Голодец поддержала идею освободить бедных от подоходного налога

В правительстве РФ считают, что это нужно сделать для людей, получающих зарплату на уровне прожиточного минимума
1

Чиновников заставят отчитаться о своих аккаунтах в соцсетях

За отказ рассказывать о личных интернет-страничках и блогах госслужащим будет грозить увольнение
1

«Доброе утро, Благовещенск!»: что прикольного мы нашли в интернете

Бодримся сами и бодрим вас в этот понедельник как только можем. Эх, начинаем трудовую недельку!

Души «мертвые» и «живые»: как живут постояльцы белогорского психоневрологического интерната

Корреспондент портала2x2.su побывала в учреждении, где якобы присваивали пенсии умерших постояльцев

У амурчан оказались самые низкие зарплаты на Дальнем Востоке

Выяснилось, какие специальности пользуются спросом в регионе, а какие, наоборот, в аутсайдерах
14

Сейчас на сайте

102 893

объявлений

Опрос
А вы поддержали бы законопроект о запрете увольнять ипотечников?
ВСЕ ОПРОСЫ
АРХИВ НОМЕРОВ